APROBADO
EL REGLAMENTO QUE REGULA LOS REQUISITOS QUE DEBEN ADOPTAR LOS SISTEMAS Y
REGISTROS DE FACTURACIÓN PARA CONTRIBUYENTES QUE NO ESTÉN OBLIGADOS AL SII (SUMINISTRO
INMEDIATO DE INFORMACIÓN)
El pasado 6 de diciembre, se publicó el Reglamento que establece los
requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o
electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y
profesionales y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
Si bien las grandes empresas quedan excepcionadas por su actual inclusión
en el SII, el resto de las empresas deberán tener operativos los sistemas
informáticos adaptados a las características y requisitos que se establecen en
el citado reglamento y en su normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
El Reglamento establece los requisitos que deben adoptar los sistemas
informáticos o electrónicos de facturación y los registros de facturación
generados por ellos. Las especificaciones técnicas serán desarrolladas
posteriormente por orden ministerial. Esta nueva obligación no será exigible para los sujetos obligados al SII.
El texto normativo encuentra su encaje en la letra j) del artículo 29.2
de la LGT, añadida por la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención
y lucha contra el fraude fiscal, que regula la prohibición del software de
doble uso y que se acompaña en la misma Ley de un régimen sancionador.
La norma persigue que los registros de
facturación creados en los sistemas de facturación no puedan ser alterados ni por el usuario ni por ningún
medio. Pero, además, los nuevos sistemas informáticos de
facturación deberán tener la capacidad de
remitir a la Administración los registros de facturación de forma automática y
segura.
La información a registrar será básicamente la
exigida para el SII, de tal manera que la información actualmente exigida en
dicho sistema deberá ser registrada en los nuevos sistemas de facturación con
posibilidad de suministro a la AEAT.
Además, la remisión de la información permitirá la creación de los denominados “sistemas de emisión de facturas
verificables” o “sistemas VERI*FACTU”, que permitirán la configuración de determinados libros registros en la
sede electrónica de la AEAT y la comprobación de la factura por parte del
emisor y destinatario.
Por último, debe subrayarse que la
obligación de facturación electrónica para las operaciones B2B (“business
to business”), que afecta a la documentación, conservación y transmisión de estos documentos,
es diferente a la materia regulada en el Real Decreto, que se refiere a los
requisitos que deben adoptar los sistemas y programas de facturación de
empresarios y profesionales y la estandarización de sus formatos.
Dicha nueva obligación
de la factura electrónica fue aprobada el año pasado, a través de la Ley
18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas. Sin
embargo, la entrada en vigor quedó aplazada hasta un año después de la
aprobación de su desarrollo reglamentario para las empresas con una facturación
anual superior a ocho millones de euros, y dos años para las restantes. A fecha
actual dicho desarrollo reglamentario aún no ha sido aprobado y, por tanto, aún
no han empezado a contar los referidos plazos para la entrada en vigor de la
facturación electrónica obligatoria en las operaciones B2B.
CONTENIDO DEL REGLAMENTO. LOS NUEVOS
SISTEMAS INFORMÁTICOS DE FACTURACIÓN Y SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
Objeto y ámbito territorial
Objeto: regula los
requisitos que debe de tener cualquier sistema informático utilizado por
quienes desarrollen actividades económicas cuando soporte los procesos de
facturación de la actividad para garantizar la integridad, conservación,
accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación sin alteraciones de
las que no quede registro. Por factura se entenderá tanto la completa como
la simplificada.
Ámbito territorial: todo el territorio
español sin perjuicio de los regímenes tributarios forales, aplicándose a todos
los obligados tributarios que tengan domicilio en territorio común.
Ámbito subjetivo
Se aplica a:
* Contribuyentes del Impuesto
sobre Sociedades, excepto los del sector público y las entidades
parcialmente exentas que sólo estarán sometidas por las operaciones que generen
rentas sujetas y no exentas.
* Contribuyentes del IRPF
que desarrollen actividades económicas.
* Contribuyentes del IRNR
que obtengan rentas con establecimiento permanente en España.
* Entidades en régimen
de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
* Productores y
comercializadores de sistemas informáticos de facturación, en las cuestiones
relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los
sistemas informáticos puestos a disposición de los obligados tributarios.
No se aplica a los contribuyentes que
lleven los libros registro a través de la Sede electrónica de la AEAT mediante
el suministro electrónico de los registros de facturación (SII).
Ámbito objetivo
Se aplica a los
sistemas informáticos de facturación que utilizan los contribuyentes obligados.
No se aplicará a las
siguientes operaciones:
* A los contribuyentes
que tributen por el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca
del IVA en las operaciones con expedición de recibo.
* A los contribuyentes
en recargo de equivalencia y régimen simplificado de IVA y a los que el
Departamento de Gestión autoriza a no emitir factura.
* A determinada
facturación de energía eléctrica.
* Las documentadas en
facturas por operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en
el extranjero
Quedan exonerados, como hemos señalado,
aquellos contribuyentes que llevan los libros registros del IVA a través del
SII, pero no el resto de los contribuyentes de dicho impuesto. Téngase
presente, en este sentido, que la nueva información que se va a obligar a
registrar está en todo momento referenciada a dicho impuesto. Además, habrá que
analizar el impacto de la nueva normativa en aquellos supuestos de facturación
por destinatario o tercero que aplica el SII cuando el proveedor se halle
dentro del perímetro de aplicación de la nueva normativa.
Además, los
afectados podrán solicitar, de forma excepcional, a la Administración, la no
aplicación de las nuevas obligaciones en relación con:
* Determinados sectores
empresariales o contribuyentes, cuando quede justificado por las prácticas
comerciales o administrativas del sector de que se trate.
* Las operaciones
respecto de las cuales se aprecien circunstancias excepcionales de índole
técnico que imposibiliten su cumplimiento.
Por otro lado, la
nueva normativa afectará a los productores de los sistemas informáticos de
facturación, que deberán incorporar en dichos sistemas una declaración
responsable del cumplimiento de los requisitos.
El cumplimiento de las
nuevas obligaciones podrá realizarse por las empresas bien a través de:
* Los sistemas
producidos por fabricantes que incluyan la declaración responsable recién
referida, o bien
* La aplicación
informática que a tal efecto va a poner a disposición la AEAT.
En ambos casos, será
necesaria una adaptación informática de los sistemas y una revisión
de la información a extraer para asegurar su calidad.
Características de los sistemas
informáticos de facturación
Los sistemas informáticos
de facturación deberán garantizar la integridad, conservación,
accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de
facturación.
Los registros de
facturación, una vez generados y registrados, no podrán ser alterados
sin que el sistema informático lo detecte y avise de ello. Cualquier
necesidad de corrección o anulación de los datos registrados deberá ser
realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de
forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados.
Además, los registros de facturación deberán estar encadenados de manera
que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el
primero al último.
El sistema informático
deberá contar con un registro de eventos que recoja automáticamente, en
el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema
informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso,
guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser
consultados desde el propio sistema informático.
Requisitos de los sistemas
informáticos de facturación
Los sistemas
informáticos deberán generar automáticamente un registro de facturación de
alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la
factura. Procederá la generación de un registro de facturación de anulación
cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea, por lo tanto, necesario
anular su correspondiente registro de facturación de alta.
Todos los registros
deberán incluir una huella o “hash”. Asimismo, deberán ser firmados
electrónicamente.
Los registros de
facturación de alta deberán incluir una información que es básicamente
coincidente con el contenido obligatorio de los libros registros de
facturas emitidas del IVA que deben suministrarse a través de la sede
electrónica de la AEAT por medio del sistema SII.
Los registros de
facturación de anulación deberán incluir también algunos de los datos
recién referidos para los registros de facturación de alta, de modo que se
asegure la trazabilidad de la cancelación en el sistema.
Posibilidad de remisión de la
información a la AEAT
El sistema informático
deberá tener capacidad de remitir información a la Administración Tributaria
de forma automática y segura por medios electrónicos de todos los registros
de facturación generados de acuerdo con las especificaciones técnicas que se
establecerán por orden ministerial.
Como se ha indicado, por
el momento, la norma solo exige que los sistemas informáticos tengan dicha
capacidad de remisión, de modo que puedan estar preparados en caso de que
la Administración haga obligatoria dicha remisión.
Los sistemas que sean
utilizados voluntariamente para remitir a la AEAT los registros de
facturación tendrán la consideración de “sistemas de emisión de facturas
verificables” o “sistemas VERI*FACTU”. Se entenderá que un obligado
tributario opta por dicho sistema por el hecho de iniciar sistemáticamente la
remisión de las facturas a la sede electrónica de la AEAT. La opción se prolongará,
al menos, hasta la finalización del año natural en el que se haya producido el
primer envío de los registros de facturación.
El receptor de la
factura podrá proporcionar de forma voluntaria determinada información a la
AEAT facilitando los datos contenidos en el código «QR» de la factura. En
aquellos casos en los que en la factura figure la frase «Factura verificable en
la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», esta remisión por parte del
receptor le permitirá verificar que la factura recibida ha sido remitida a
la AEAT por el emisor.
Integración de los registros de
facturación en los libros registros
Se desarrollará la
posibilidad de integrar los registros de facturación generados y remitidos a la
AEAT por medio de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el
contenido del libro registro de facturas expedidas del IVA, y, del mismo
modo, se podrá desarrollar dicha posibilidad respecto de los libros
registros de ventas e ingresos del IRPF.
A estos efectos, la
AEAT pondrá a disposición de los usuarios de «Sistemas de emisión de
facturas verificables», de forma conjunta, la información que le sea
remitida de las facturas expedidas y facilitará las herramientas necesarias
que permitan completar en la sede electrónica la llevanza de los libros
registros mencionados.
Los destinatarios de
las facturas cuya información haya sido remitida por «Sistemas de emisión de
facturas verificables», además de poder verificar en línea la información de
esas facturas recibidas, podrán descargarla para integrarla en sus libros
registros.
Verificación por parte de la AEAT
La Administración Tributaria
podrá personarse en el lugar donde se encuentre o se utilice el sistema
informático, y exigir el acceso completo e inmediato a donde residan los
registros de facturación y de eventos, o sus copias seguras, así como su
descarga, volcado o copiado y consulta.
La Administración Tributaria
podrá igualmente requerir al contribuyente su suministro en formato
electrónico mediante soporte físico o mediante envío automático por medios
electrónicos a la sede electrónica.
La Administración Tributaria
podrá también requerir de los productores o comercializadores de los
sistemas informáticos la información necesaria para verificar el
cumplimiento de los requisitos de los sistemas informáticos.
MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO DE FACTURACIÓN
El Reglamento de
facturación se modifica para adaptarlo a los nuevos sistemas
informáticos de facturación.
Las facturas expedidas
utilizando los nuevos sistemas informáticos deberán incluir la representación
gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código “QR” (en el caso
de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser
sustituida por el contenido que representa el código “QR”) y la frase “Factura
verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en
aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos
los registros de facturación a la AEAT.
Entrada en vigor
El Reglamento entrará
en vigor el día siguiente al de su publicación en el BOE.
No obstante, los obligados
deberán tener operativos los sistemas informáticos adaptados a las nuevas
características y requisitos que se establecen en el citado reglamento y en su
normativa de desarrollo antes del 1 de julio de 2025.
Los productores y
comercializadores de los sistemas informáticos de facturación deberán ofrecer
sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve
meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que debe aprobar el
Gobierno. No obstante, en relación con sistemas informáticos incluidos en los
contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este
último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con
anterioridad al 1 de julio de 2025.
Facturación electrónica
En junio de 2023, se
publicó el Proyecto de Real Decreto que establece las características y
requisitos técnicos básicos del nuevo sistema de facturación electrónica, que
permite avanzar las adaptaciones que tendrán que afrontar las empresas.
Es probable que dicho
texto sea aprobado con bastante rapidez, resultando de obligación la nueva
facturación electrónica para las empresas con una facturación anual superior a
8 millones de euros a partir de un año desde la aprobación y de dos para el
resto.
